Автоматизация: без нервов и с результатом для бизнеса

Что такое Реальная автоматизация?

Есть регламентированный учет, когда государство указало, каким образом вести учет определенным образом, как сдавать определенные отчеты. И это обязательные требования.

А есть «Реальная автоматизация», когда технологии приносят реальную выгоду бизнесу, делают его эффективнее и приносят больше прибыли.

За годы работы к нам приходили заказчики со множеством очень необычных запросов, которые удавалось решить с помощью 1С. Кому-то это давало прирост эффективности, кому-то продаж и лидов, а в иных случаях - сокращение разного рода затрат.

По своему опыту мы можем утверждать, что 1С – это не только регламентированный учет. Применение этой платформы гораздо шире. И выгоды, которые можно от неё получить, ограничены только вашей фантазией и потребностями вашего предприятия.

Продемонстрируем это на реальных кейсах.

Первый из кейсов посвящен юридически значимому электронному документообороту (ЭДО).

ЭДО - это технология, которая позволяет передать информацию о сделке и заключить саму сделку электронно без трат на пересылку бумажных экземпляров документов. Эта технология позволяет исключать ошибки при ручном занесении товарного состава документов на стороне получателя. И обладает рядом других преимуществ:

Типовой способ применения ЭДО выглядит примерно так:организация формирует документ, подписывает его, отправляет оператору ЭДО. Оператор ЭДО отправляет документ контрагенту, который ставит вторую подпись. Факт второй подписи доходит до организации – отправителя документа.

Однако к нам регулярно обращаются клиенты, у которых нестандартная управленческая учетная система, основанная на неподдерживаемом ПО. Также бывают системы написанные с нуля, либо доработанные настолько, что они уже стали уникальным решением. Они хотели бы воспользоваться преимуществами ЭДО, но, как им кажется, не могут!

Почему? Когда у компании трудно обновляемая программа, то добавление к ней активно развивающегося функционала ЭДО приведет к проблеме. Потребуется либо часто обновлять управленческую программу, либо поддерживать обновление только функционала ЭДО. Оба варианта обойдутся дорого.

А если обновления во время не делать – документы просто перестанут отправляться и приниматься.

Что делать? 

Сейчас в таких случаях мы применяем следующую схему:

На текущий момент, нами у клиентов, столкнувшихся с подобными задачами, но не желающими переходить на типовые программные продукты или вкладывать существенные средства в поддержку, применяется следующая схема:

Между основной управленческой системой и оператором ЭДО добавляется новая «прослойка» - типовая программа 1С. При этом в основной управленческой системе настраивается обмен необходимыми видами документов с этой типовой системой 1С, а в ней уже осуществляются все процессы, связанные непосредственно с юридически значимым документооборотом:

●     прием и отправка электронных документов,

●     подписание,

●     отклонение подписи,

●     аннулирование.

Вопросы совместимости этой системы и текущей управленческой системы ложатся на обмен между этими системами.

Плюсы реализации: внутренняя структура управленческой системы не так часто изменяется, как структура механизмов электронного документооборота. А значит стоимость использования такой системы будет меньше, чем управленческой системы с постоянной поддержкой механизмов ЭДО.

Таким образом можно пользоваться ЭДО даже на нестандартных конфигурациях и даже не на 1С.

В следующем кейсе у наших клиентов возникла задача передать их контрагенту нестандартный документ МХ1.

Как можно это сделать? Ответ прост – через ЭДО и XML. Для этого формат передаваемого документа можно зафиксировать договором с контрагентом в виде XML файла согласованного стандарта.

Так документ можно передавать через оператора ЭДО как любой формализованный документ, например, УПД или Торг-12.

В этом случае сам механизм обмена с оператором ЭДО подлежит доработке. Однако такая система позволяет корректно передавать большие объемы нестандартных документов без их занесения вручную с бумажных бланков, а также сразу получать полностью оформленные сделки по этим документам.

В итоге:

1. Применение ЭДО снижает финансовые и временные затраты на оформление сделок.

2. Добавление системы-прослойки снижает затраты на поддержание ЭДО в рабочем состоянии.

3. Перенос нестандартных документов через ЭДО уменьшает количество ошибок при вводе и ускоряет процесс их подписания и обработки.

В следующем кейсе рассмотрим, какую пользу приносит Реальная автоматизация в управленческом учете взаиморасчетов в валюте.

В современных условиях многие организации испытывают сложности с поставками товаров из-за рубежа. Удлиняются цепочки поставок, увеличивается время в пути, усложняются оплаты. С этими проблемами столкнулся наш клиент.

Как можно решить такую проблему?

В таких условиях нужно расширить свой управленческий учет дополнительной информацией о сделках, совершенных частично, валютных суммах при промежуточных оплатах закупок и учете взаиморасчетов у закупочных агентов.

Если ваша организация осуществляет закупки не напрямую, а через посредников, то в случае классического учета максимум можно узнать, сколько денег было перечислено агенту в рублях или в иной валюте, сколько это в валюте договора (плюс переоценка до текущего момента на кредиторскую задолженность) и на сколько денег было получено товара через агента.

Однако в процессе закупки товаров агентом для вашей организации может происходить несколько конвертаций денежных средств из одной валюты в другую. Причем курсы могут сильно отличаться от курса ЦБ РФ, а даты конвертации – от даты перечисления средств закупочному агенту.

При этом агент будет стабильно перевыставлять организации образовавшиеся курсовые разницы в рублях, а ей придется доверять расчетам, указанных агентом в подтверждающих документах без возможности их проверить.

Таким образом, организации не видно:

- по каким курсам агент конвертировал валюту;

- провела ли организация конвертацию необходимого количества рублей в валюту;

- не видно насколько организация расплатилась с поставщиками;

- не видно, как образовались курсовые разницы, которые агент выставляет к доплате.

При классическом учете, реализованном в программах, приходится доверять данным сторонних лиц, которые ведут этот учет у себя. Но при современных колебаниях курсов валют, курсовые разницы на конвертациях валют в разные дни могут создавать существенные изменения суммы взаиморасчетов в рублях, которые нужно контролировать, а также представлять суммы будущих трат для целей финансового планирования.

Мы реализовывали проект подобного учета у нашего клиента, который учитывает свои закупочные сделки, в том числе в процессе совершения закупок платежными агентами, находящимися не на территории Российской Федерации.

Рассмотрим более подробно на примере.

Предположим, мы закупаем товар за рубежом. Уже нашли поставщика и выбрали товар на 200 тыс.долл.

Чтобы его оплатить, привезти и растаможить, мы заключили договор с агентом по закупке. 1 ноября мы перечислили агенту 600 тыс.рублей на предоплату по курсу ЦБ, как раз на покупку 100 тыс.долл.

А дальше началось:

- Агент купил доллары 6 ноября и выставил нам к доплате 30 тыс.руб за курсовую разницу.

- Агент перечислил деньги поставщику 10 ноября и выставил нам к доплате 15 тыс.руб за курсовую разницу.

- Агент забрал товар 15 ноября и выставил еще курсовую разницу 20 тыс.руб.

- 25 ноября мы перечислили все доплаты и остаток оплаты за товар в рублях 750 тыс.руб (т.к. курс уже 75 руб.)

Затем все повторилось: агент купил доллары, оплатил долг поставщику, а мы доплатили, доплатили, доплатили…

При этом агент включил свои услуги в стоимость товара, и мы еще раз доплатили.

В классической учетной системе 1С мы можем внести только оплаты агенту и поступление товара от него. При этом таких поставок в месяц у нас сотни.

- Как это анализировать?

- Как этим управлять?

- Как понять, что агент добросовестный, и выставляет нам доплаты обоснованно?

- Как узнать долг самому поставщику товара?

- Как посчитать себестоимость?

- Сколько оставить денег на расчетном счете, чтобы расплатиться, когда сделка завершится окончательно?

Сложно подсчитать даже сколько еще мы будем должны. А когда приходит акт сверки от агента, мы просто подписываем его.

С чем мы его сверяем? В части оплат – с 1С, а в части расчета начисленных к оплате сумм?

Вот с такой проблемой обратился к нам клиент. Расчет начисленных сумм он вёл и сверял у себя по сотням заказов, но лишь в excel. К сожалению, такой подход к ненужным тратам.

Как мы помогли клиенту решить эту проблему?

●     Для организации учета агентских поставок в 1С: УТ была создана управленческая организация.

●     Для документов ПТиУ и ПУиПА и Списание БДДС был реализован в регистрах по взаиморасчетам параллельный учет в валютной сумме по отдельной Управленческой организации.

●     Добавлены 2 новых документа, которыми фиксируются даты и суммы конвертаций, совершаемых агентом, и операции агента по перечислению купленной валюты поставщику.

Таким образом, сейчас в системе есть все даты и суммы движений по каждой сделке в валюте, но по Управленческой организации.

Затем мы разработали регламентированное задание по расчету курсовых разниц по валютным долгам нашего агента поставщику на конец каждого месяца и на даты оплаты долгов. А также курсовые разницы при покупке агентом валюты.

И вот уже рассчитанные разницы, хоть они и рассчитаны по данным Управленческой организации, но в регистрах взаиморасчетов в рублях эти суммы автоматически перевыставляются от агента нам.

Также в регистры по взаиморасчетам мы добавили признак «Поставщик», что дает возможность отдельно видеть сальдо по оплате товара агентом поставщику, оценить имеющиеся валютные долги и представить предстоящие траты с учетом роста или падения курса валюты.

При этом все документы хранятся в разрезе дат и номеров документов от агента, что делает сверку с ним прозрачной и быстрой. Ранее на сверку по одной сделке могло уйти до нескольких часов.

Теперь в системе можно сформировать такой отчет:

Благодаря Реальной автоматизации наш клиент получил полностью прозрачную и предсказуемую систему работы с агентом.

Резюмируя: Реальная автоматизация – это, когда нет неудобных процессов. Когда вы анализируете свой бизнес и понимаете, где нужно доработать систему под себя, что нужно добавить.

Реальная автоматизация – это не наборы стандартных решений. Это улучшение бизнес-процессов так, чтобы они работали на благо компании и приносили прибыль.

Мы готовы помочь вам развиваться и улучшать, и мы это умеем делать качественно.

Мы всегда благодарны нашим клиентам за интересные идеи. Вместе с вами мы достигаем новый высот!