Свертка базы 1С:ERP. Почему стандартная обработка «Свертка базы 1С» не работает?

При работе в базах 1С в течение нескольких лет накапливается большое, а иногда даже огромное количество данных. Часть этой информации со временем становится неактуальной, но продолжает существовать и влиять на работу системы.

Чем объемнее становится база, тем медленнее она работает. Долго формируются отчеты, дольше проводятся документы, выполнение регламентных операций закрытия месяца может осуществляться нескольких дней. Чем больше размер информационной базы, тем более вероятны сбои, влекущие за собой потерю данных.

Чтобы улучшить работу системы, существует инструмент от 1С: Свертка информационной базы 1С.

Что же такое Свертка базы 1С? Это процесс сжатия данных, позволяющий уменьшить объем базы данных 1С и ускорить работу системы, позволяющий пользователю на нужный момент времени удалить неактуальные данные, сохранив при этом текущую информацию по остаткам. В ходе данного процесса происходит формирование остатков на определенную дату и удаление всей информации до этой даты.

Цели Свертки базы 1С

Основные цели, которые преследует процесс свертки базы:

1. Уменьшение размера информационной базы. После свертки файл базы данных становится значительно меньше, что позволяет сэкономить дисковое пространство при хранении информации.

2. Увеличение скорости работы системы. Меньшая в объеме информационная база имеет лучшую производительность и скорость работы.

Описание процесса Свертки базы 1С:ERP

Самое главное правило при свертке баз 1С – всегда тестировать алгоритмы на копии базы, чтобы при возникновении различных ошибок не испортить текущую рабочую базу. Также обязательно формировать резервные копии своих баз.

Фирма 1С предлагает своим пользователям Стандартную свертку, расположенную в самой 1С. Она есть в таких конфигурациях: УТ 10.3, УПП, БП2 и БП3, ЕРП и КА2.

Стандартная Свертка информационной базы осуществляется в три этапа:

1. Ввод остатков;

2. Удаление данных прошлых периодов (удаление движений и пометка на удаление документов);

3. Сверка остатков с рабочей базой.

Процесс свертки базы происходит автоматически по команде и может длиться от нескольких часов до нескольких дней, в зависимости от самой базы и количестве данных в ней.

Безусловно, для таких программных продуктов 1С, как 1С:Бухгалтерия, стандартная свертка базы может подойти, так как система не содержит каких-либо сложных устройств, механизмов, бизнес-процессов. Так же в 1C:БП существует только регламентированный учет. Когда как в тех же базах, например, 1С:ERP или 1С:КА, присутствует разделение регламентированного и управленческого учета.

Все документы Ввода остатков в 1С:БП делают движения только по бухгалтерским регистрам, когда как в 1С:ERP для каждого вида остатков предусмотрен свой документ, который формирует движения как в бухгалтерских регистрах (регламентированный учет), так и в управленческих регистрах.

Стандартная свертка базы в 1С:ERP присутствует, но, как правило, она не работает так, как необходимо Заказчику. Почему?

В большинстве случаев Заказчику необходимо не только уменьшить размер информационной базы, но и исправить как можно больше учетных ошибок в системе: некорректные остатки по товарам, отрицательные суммы, которые накопились за продолжительное время работы крупного предприятия с документооборотом в сотни тысяч документов и многие другие.

Какой метод применить в данном случае?

Одним из самых актуальных и проверенных методов является Свертка миграцией. Она подразумевает, что в текущей рабочей базе будут формироваться только документы Ввода остатков, которые в дальнейшем будут перенесены в новую идентичную чистую базу.

Здесь главной особенностью является то, что пользователям запрещается изменять сворачиваемый период. Также в этом случае идет параллельная работа в двух базах. В текущей рабочей пользователи ведут учет, в новой рабочей – программисты переносят все созданные данные за период, не входящий в периоды свертки. Это позволяет минимизировать количество времени «застоя» на предприятии. Потребуется время только на дозагрузку не перенесенных данных после закрытия доступа до текущей рабочей базы.

Так как требуется сократить или приравнять к 0 количество ошибок в учете, в данном случае абсолютно точно требуется вмешательство программистов, которые смогут написать обработки не только обрабатывающие данные, но и корректирующие их. Это требует как от Заказчика, так и от Исполнителя довольно большого количества времени: создание обработок, тестирование, проверка как со стороны программистов, так и со стороны ответственных лиц Заказчика. Проверка должна проходить по всем аналитикам, чтобы все данные отражались во всех требуемых учетах и формировали все необходимые процессы. Но опять же, сложность ошибок может как и увеличивать время проекта, так и значительно его сокращать.

Ориентировочные этапы Свертки базы 1С методом миграции:

1. Настройка базы: разворачивается чистая конфигурация текущей базы без данных. Важно, чтобы конфигурации были полостью идентичные. И в нее переносятся все настройки, которые отвечают за тот или иной функционал.

2. Перенос и сверка НСИ: справочники, НЕЗАВИСИМЫЕ регистры сведений, отчеты, пользователи и т.д.

3. Разработка обработок: так как в большинстве случаев требуется корректировка остатков, необходимо разработать обработки для формирования документов Ввода остатков в соответствии с принятыми корректировками.

4. Перенос и сверка остатков: проверка итогового результата переноса скорректированных остатков.

5. Перенос документов: так как свертка базы производится на конец года и продолжается какое-то время, необходимо перенести данные и документы текущего года, которые сформировали.

6. Закрытие периодов: необходимо, если перенесенные периоды уже закрыты в рабочей базе.

7. Итоговая сверка данных: необходимо, если было произведено закрытие периодов и формирование отчетности.

Как подготовиться к Свертке базы 1С?

Значительно сократится время ведения проекта по Свертке базы 1С:ERP, если Заказчик заранее начнет подготавливать свою базу к такому важному процессу.

Для этого необходимо проверить актуальность остатков на конец сворачиваемого периода и с помощью типовых средств максимально скорректировать данные, если были обнаружены ошибки, которые есть возможность исправить.

Самыми объемными разделами, как правило, являются Складские остатки, Остатки по Взаиморасчетам, неотработанные заказы клиентов, заказы поставщиков, заказы на перемещение.

Свертка миграцией с помощью Стандартных механизмов сформирует остатки с такими цифрами, какие находятся в базе на период свертки. Если необходимо какие-либо данные скорректировать в процессе формирования документов Ввода остатков, их сначала необходимо проанализировать и понять, каким образом получить ту или иную цифру.

Чтобы Заказчику проанализировать остатки и их корректность, в том числе соотношение данных между Регламентированным и Управленческим учетами, необходимо воспользоваться отчетами, предложенными в системе. Сверка остатков осуществляется с помощью отчета «Оборотно-сальдовая ведомость» и, соответственно, управленческих отчетов.

Для анализа Складских остатков необходимо:

Проанализировать и соотнести информацию между отчетами: «Оборотно-сальдовая ведомость», «Ведомость по товарам на складах», «Ведомость по товарам организаций». При формировании документов Ввода остатков по товарам данные формируются на основании информации из регистра накопления «Себестоимость товаров». Поэтому с помощью «Универсального отчета» можно посмотреть остатки по данному регистру на дату свертки и сравнить с данными по вышеперечисленным отчетам. Корректно ли сформированы суммы, существуют ли пустые партии, если существуют, то какие данные проставить в незаполненную аналитику и так далее.

Если в учете существует ордерная схема документооборота, необходимо также проанализировать все статусы документов «Приходный ордер на товары». Если существует хранение в ячейках, стоит проверить, верно ли занесена информация в разрезе данной аналитики.

В зависимости от варианта ошибки формируется либо корректировка регистров перед формированием остатков, либо ошибка в дальнейшем передается программистам и исправляется ими в процессе формирования ввода остатков.

Для анализа Остатков по взаиморасчетам с контрагентами необходимо:

Проанализировать и соотнести информацию между отчетами: «Оборотно-сальдовая ведомость», «Ведомость расчетов с поставщиками», «Ведомость расчетов с клиентами».

При формировании документов Ввода остатков по взаиморасчетам используются данные по регистрам, на основании которых строятся вышеперечисленные отчеты. Поэтому их должно быть достаточно для анализа и формирования корректировок.

В зависимости от варианта ошибки формируется либо корректировка взаиморасчетов перед формированием остатков, либо ошибка в дальнейшем передается программистам и исправляется ими в процессе формирования ввода остатков.

Более подробный анализ распространенных ошибок взаиморасчетов в 1С:ERP и варианты их исправлений представлены в статье.

Все остальные разделы учета анализируются аналогичным способом. Важно понимать, что чем меньше ошибок перед сверткой базы (или чем больше ошибок известно), тем легче и быстрее идет процесс Свертки базы и Итоговой сверки данных.

В завершении данной статьи хочется сказать, что Свертка базы 1С – это отличный инструмент, который помогает улучшить и ускорить работу информационной базы. Помимо этого, касательно 1С:ERP, метод Миграции позволит доработать функционал формирования документов Ввода остатков и тем самым скорректировать накопившиеся ошибки в учете и начать жизнь с чистого листа!

Обязательно требуется подготовка вашей базы 1С:ERP к процессу Свертки базы. Все вышеперечисленные способы сверки данных – это самые базовые вещи. У каждого предприятия свое ведение учета и свой возможный пул ошибок, для анализа которого могут потребоваться другие инструменты. Важно осознавать, что все строго индивидуально и требует комплексного подхода в решении.

Важно понимать, что участие в этом не совсем простом процессе должны принимать обе стороны: и Исполнитель, и Заказчик. Именно совместная работа, как правило, показывает наилучшие результаты!