Знакомство с путевыми листами в системе «УАТ»

Знакомство с путевыми листами в системе «УАТ»

Программный продукт «1С:Управление автотранспортом» (УАТ) предназначен для автоматизации управленческого и оперативного учета, связанного с автотранспортом. Данный продукт может устанавливаться как отдельная конфигурация, так и модулем в действующую систему, например, в 1С:ERP, 1С:УХ. При интеграции модуля в действующую систему, пользователи получат расширенные функциональные возможности существующих систем отраслевой специфики УАТ. В данной статье мы познакомимся с путевым листом, его формой и с реквизитами данного документа.

Путевой лист – это первичный документ учета работы водителя, горюче-смазочных материалов (ГСМ), который выдается водителям транспортных средств (ТС) ежедневно. Данный документ востребован многими организациями,

Путевой лист формируется в 2 этапа:

На первом этапе формируется документ, записывается и проводится, но не выполняется расчет. На данном этапе остаются незаполненными реквизиты, которые связанны с фактическим выполнением рейса. После заполнения основных реквизитов, путевой лист передается водителю ТС.

Печатная форма путевого листа при выезде

На втором этапе производится заполнение реквизитов при возвращении ТС, которые относятся к фактическому выполнению рейса. После заполнения данных, необходимо произвести расчет итогов – программа автоматически рассчитает нормативный/фактический (если он рассчитывается по норме) расход топлива, согласно настройкам, заданным в ТС, а также параметры выработки водителей и автомобиля.

Печатная форма путевого листа при возвращении

Форма путевого листа

На форме путевого листа в шапке необходимо указать

• вид путевого листа (повременный, сдельный, строительный и др.),

• ТС и его модель.

Также в командной строке содержатся следующие кнопки:

 - «Заполнить начальные остатки» (заполняются показания одометра и остаток ГСМ при выезде на закладке ГСМ);

 - «Рассчитать одометр по заданию» (расчет одометра при возвращении по выполненным заданиям);

 - «Заполнить по мониторингу одометр и остаток топлива при выезде» (заполняются показания одометра и остаток ГСМ на момент выезда по данным мониторинга);

 - «Расчет итогов».

На закладке «Основное» необходимо выбрать

• экипаж (водителей/сопровождающих лиц – при необходимости, можно настроить автоматическое заполнение),

• дату и время выезда/возврата (также можно настроить автоматическое заполнение),

• сколько литров бензина необходимо выдать (информация для печатной формы),

• температурный коэффициент и условия (влияют на расчет нормативного расхода топлива),

• оборудование и прицеп (если ТС работает с оборудованием/прицепом),

• показания одометра подставятся из предыдущего путевого листа.

На закладке «Задание» содержится информация о заданиях на перевозку. В информации указывается маршрут с детализацией адреса, даты и времени, вес груза, пробег с ним, порожний пробег и др.

Когда задание будет выполнено, то в первой колонке устанавливается флажок, тогда данные из этой задачи будут попадать в автоматический расчет выработки.

Помимо ручного заполнения заданий, в системе предусмотрено автоматическое заполнение:

• по справочнику маршрутов,

• по расписанию рейсов,

• по данным «1С:ЦСМ» (1С:Предприятие 8. Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS),

• по маршрутному листу,

• по заказам на ТС.

На закладке «ТТД» отражается список товарно-транспортных документов (ТТД), связанных с путевым листом. Данные с этой закладки могут использоваться в расчете выработки по ТТД. Системой предусмотрены следующие варианты заполнения ТТД:

• по текущей строке задания,

• всеми строками задания по контрагенту в текущей строке,

• отдельный ТТД для каждого контрагента из задания,

• отдельный ТТД для каждой строки задания.

На закладке «Простои» отражаются фактические простои ТС. При расчете показателя «Время в простое» используются данные этой закладки.

Для отражения факта простоя необходимо нажать кнопку «Добавить» и указать вид простоя, дату, его продолжительность. Вид простоя выбирается из справочника «Состояния ТС». В самом состоянии ТС указывается, кто совершает оплату работы водителя (клиент/организация), вид рабочего времени простоя (например, простой по вине работника), признак уменьшения простоя на время обеда, а также признак подстановки ТС в документы «Разнарядка на выпуск ТС» и «Путевой лист».

Внизу формы есть 2 реквизита «Время работы отопителя, кондиционера, климат-контроля», «Количество запусков двигателя», которые учитываются при расчете нормы расхода ГСМ.

На закладке «ГСМ» расположены 3 табличной части о нормативном/фактическом расходе ГСМ.

Первая – расход ГСМ – содержит информацию о ГСМ (остаток на момент выезда/возврата ТС, сколько выдано/сдано, пробег, расход норма/факт). Если установить флажок в первом столбце таблицы, то для конкретной строки будет выполнен расчет нормативного расхода ГСМ. Фактический может заполняться по нормативному расходу либо вноситься вручную (по факту). Строки данной таблицы заполняются автоматически, в нее попадают только те ТС и оборудования, у которых в справочнике моделей установлен флажок «Топливный бак». Данный флажок означает наличие топливного бака у ТС или оборудования.

При нажатии на кнопку «Расшифровка» откроется окно, в котором отражается расчеты. Из данных расчетов суммируется расход ГСМ норма. Установленный флажок "Не пересчитывать расход ГСМ" означает, что при расчете путевого листа (кнопка "Расчет итогов") нормативный расход не рассчитывается. «Два вида топлива» устанавливается автоматически, если в путевом листе выбрано ТС, которое работает на двух видах топлива, при необходимости, его можно снять. Если флажок установлен, то необходимо указать, как расходуется топливо: поочередно или одновременно.

В системе предусмотрены такие варианты расчета фактического расхода ГСМ, как:

• по норме,

• по факту,

• по мониторингу (расход),

• по мониторингу (конечный остаток).

Вторая таблица – заправки ГСМ – выводит документы «Заправка ГСМ», которые относятся к текущему путевому листу.   

Третья таблица – сливы ГСМ – содержит информацию по сливу ГСМ из бака автомобиля на другое ТС, на АЗС, на склад. Графа «Сдано» в первой таблице заполняется по данным третьей таблицы.

Закладка «Выработка ТС» содержит информацию о выработке ТС по различным нормативам. Данные в таблице соответствуют строкам справочника «Параметры выработки ТС и водителей», для которых установлен флажок «Учитывается для ТС и оборудования». Данные значения обычно рассчитываются автоматически, но их можно корректировать. Чтобы посмотреть выработку агрегатов, необходимо нажать кнопку «Выработка агрегатов».

Закладка «Выработка сотрудников» содержит информацию о выработке водителей по различным нормативам. Данные в таблице соответствуют строкам справочника «Параметры выработки ТС и водителей», для которых установлен флажок «Учитывается для сотрудников». Данные значения обычно рассчитываются автоматически, но их можно корректировать.

Закладка «Зарплата» содержит информацию о суммах начислений заработной платы сотрудников.

На данной закладке расположены две табличные части – первая таблица отражает данные сотрудника и сумму заработной платы, вторая – расшифровывает начисления первой таблицы. В таблице «Подробно» отражается вид начисления, параметры выработки, сумма, а также флажок, если это был ручной ввод. Строки, которые отмечены флажком ручного ввода при пересчете итогов не будут рассчитаны.

При использовании тарифа с включенным «Построчный расчет начислений по заданию», то расчет зарплаты будет выполняться индивидуально для каждой строки в табличной части «Задание». Если используется тариф без построчного расчета, то вычисления производятся для документа в целом.

На закладке «ФОВ» содержится информация о фактически отработанном времени сотрудниками. Табличная часть содержит информацию о дате, сотруднике, дневном и ночном времени.

Флажок «Не обновлять при пересчете итогов» устанавливается автоматически при изменении табличной части и влияет на то, что при пересчете результатов, данные закладки «ФОВ» не будут пересчитаны, а выработка сотрудников автоматически пересчитается согласно дневному и ночному времени.

На закладке «Дополнительно» указываются такие данные, как:

• Документ-основание;

• Режим расчета выработки (по заданию, по ТТД, ручной, не рассчитывать);

• Подразделение;

• Контрагент;

• Смена;

• Режим работы;

• Гараж ТС;

• Бригада;

• Вид перевозки;

• Вид сообщения;

• Диспетчера и механики, которые выпустили и приняли ТС;

• Дата закрытия путевого листа;

• До какого числа действителен путевой лист.

Итак, мы рассмотрели путевой лист программного продукта «УАТ». Гибкость настройки заполнения путевого листа позволяет оптимизировать работу автодиспетчеров.