Эффективность бизнеса в новых реалиях и как организовать работу на удаленке?

Что происходит?

События в мире стремительно развиваются и не в самом положительном ключе, но жизнь продолжается, и бизнес работает. Только в новых условиях! Главные вопросы сейчас: как перестроить свою работу, остаться эффективными, быть полезными для клиентов, найти и использовать новые возможности для развития. Многие уже ощутили негативные последствия нынешних событий, но есть и положительная динамика. А именно в онлайн-продажах и других дистанционных направлениях бизнеса.

Про управление

Прежде всего, начните мерить (считать) лиды, если вы не делали этого ранее (лид – запрос от потенциального клиента). Это можно делать в Excel, если вы еще не успели завести или пока не можете позволить себе другие инструменты. Начните контролировать поток денежных средств ежедневно. Соотносите данные по показателям с аналогичными периодами прошлых лет. Вся эта информация поможет вам прогнозировать перспективы развития событий в вашей деятельности. Забудьте про стратегические сессии 1 раз в год. Каждую неделю вы должны в обязательном порядке проводить встречу управленческой команды. Решения, принятые на этих встречах, должны основываться на регулярно отслеживаемых показателях и оперативно внедряться. Ваши задачи сотрудникам должны быть предельно ясными: что именно вы хотите, чтобы сотрудник сделал и в какой срок. Возможно, пришло время пересмотреть KPI или внедрить, если их не было. Деятельность ваших сотрудников должна стать абсолютно прозрачной. Есть вероятность, что у сотрудников высвободится часть рабочего времени. Используйте его на реализацию тех проектов, до которых «не доходили руки», закройте незавершенные задачи, наведите порядок в документах и других процессах, создайте регламенты.

Про проекты развития

Не торопитесь сворачивать проекты. Ответьте себе для начала на вопросы: 1) Актуален ли это проект и принесет ли он деньги в ближайшие 2-3 месяца? 2) Будет ли актуален проект после завершения карантина? 3) Можете ли вы его профинансировать? 4) Есть ли возможность сделать почти то же самое, но значительно проще и дешевле? На основе этих данных принимайте решение.

Про клиентов и новые возможности

Сейчас самое время подумать о ваших клиентах! Даете ли вы им то, что действительно нужно в данный момент? Мы не призываем отказываться от своих продуктов или услуг, но именно сейчас вы можете попробовать сделать то, что давно откладывали или не считали нужным внедрить. Подумайте, чем вы можете быть полезны клиенту в новых реалиях, в чем ваши скрытые возможности? Соберите фокус-группу из руководителей отделов или направлений. Наш результат – 20 идей за 1,5 часа.

Про команду и не только

Команда – это ваш ресурс! Переход на удаленку - не повод для руководителя «уйти в тень». Как раз наоборот, это возможность проверить эффективность ранее выстроенных коммуникаций и поработать над ними, если это необходимо. Не отмалчивайтесь и не давайте сотрудникам поводов что-то додумать. Оперативно информируйте сотрудников о происходящем, о грядущих переменах и ваших решениях. Будьте открыты и позитивны, но правдивы. Не воспринимайте негативно вопросы и возражения сотрудников. Руководитель – это стратег. И его задача донести до коллег суть запланированных изменений.

Про удалёнку и правила работы

Первоочередная задача - организовать и наладить техническую сторону работы. Это удаленные рабочие места, доступы к файлам, базам 1С (через облачные сервисы или VPN), рабочие чаты, корпоративные сим-карты, доступность IP-телефонии и т.д. Решите, как вы будете подписывать документы и организуйте этот процесс. Если не все ваши сотрудники могут перейти на новый формат работы, но вы хотели бы их сохранить, подумайте, какой новый функционал из имеющегося вы могли бы им поручить. Возможно, это как раз те люди, которые реализуют новые возможности вашего бизнеса. Уделите внимание организации рабочего места сотрудника дома. Речь идет о технике и мебели. Их перемещение из офиса фиксируйте в специальном реестре. Работа на удаленке – это полноценный рабочий день. Важно, чтобы и семья сотрудника это понимала. Поэтому имеет смысл проговорить этот момент с теми, кто переходит на удаленку.

Контроль на удаленке

Ставить задачи и отслеживать результат на удаленке сложнее, ведь ты не видишь сотрудника, а значит, понятия не имеешь, чем он занят. Это так. Нужно просто принять этот момент и ставить конкретные задачи, и конкретно формулировать ожидаемый результат. Контроль результата – это именно то, на чем вам нужно сосредоточиться сегодня. Определитесь, какие показатели важны и как измерить их выполнение.

Про обратную связь

Мы уже выяснили, что контролировать нужно результат, а не процесс. Но обратная связь – это тот инструмент, который вы должны применять регулярно. Не только на финальном этапе. Она поможет вам выявить западающие моменты, предпринять меры, благодаря которым вы избежите ошибок и получите наилучший результат. И самое главное, давайте сотруднику обратную связь сразу. Не теряйте время, не копите замечания. Приучайте к этому и своих сотрудников. Спрашивайте их, какие они видят проблемы, и что вы можете улучшить в компании.

Фишки

Каждое утро, приходя в офис, мы видим улыбающихся коллег, здороваемся с ними и желаем хорошего дня. Как быть на удаленке? Придумывайте новые «ритуалы». Буквально сегодня мы ввели один. В 9:00 поприветствовали друг друга в Общем чате. Вот такой формат check-in. Напишите коротко о задачах на день. Задайте рабочее настроение. Еще один совет – общайтесь с видео. Улыбка, мимика – все это очень важно при общении.

Какие выводы?

Мир меняется каждый день, каждую минуту… Иногда изменения не очень приятные и происходят слишком быстро. Учитесь воспринимать сложности – как зону для роста. Не уходите в негатив, учитесь думать и действовать по-новому, поддерживайте своих коллег. Это то, что все мы должны делать сейчас. Работать на карантине или нет – вопрос, на который каждый человек должен ответить себе сам. Мы будем! Это не протест, а разумное решение. ИнфоСофт может организовать свою деятельность в формате «удаленка». Мы уже так работаем и будем продолжать совершенствовать этот процесс. Прежде всего, это забота о тысячах клиентов, успех бизнеса которых зависит и от нас.